Chef de Projets Groupes Opérationnels MICE & Célébrations

Description du poste

Un poste de CHEF DE PROJETS GROUPES OPÉRATIONNELS MICE & CÉLÉBRATIONS est à pourvoir au sein de notre Direction des Ventes

Mission :

Le/La Chef de Projets Groupes Opérationnels est en charge de soutenir le développement des segments MICE & CÉLÉBRATIONS, en remplissant les objectifs de confirmation liés à ces segments (éventuellement en binôme avec le commercial externe). Il/Elle est également en charge d’assurer opérationnellement et commercialement le bon déroulé des événements contractés par la Direction des Ventes, qu’ils soient « Répétitifs », « Ad Hoc » ou « Célébrations » ; et ce depuis la signature du contrat jusqu’à la finalisation de la facturation, en s’appuyant sur les ressources et organisations internes (Chef de Département Ventes Groupes Resort, Commercial Externe du marché en question, binômes opérationnels au sein des établissements, Directeurs des hôtels/établissements). Il/Elle doit veiller à remplir les objectifs d’upselling et de satisfaction client, dans le respect des process mis en place.

Principales Activités :             

• Assure le traitement des demandes CÉLÉBRATIONS (réception, qualification)
• Si l’événement concerne un banquet seul mono-établissement, assure le transfert du dossier aux Opérationnels établissements
• Elabore les propositions commerciales
• Relance, négocie, suit et finalise les dossiers en cours
• Assure la passation du dossier avec l’équipe Commerciale – Direction des Ventes
• Assure le suivi de l’encaissement des acomptes selon échéances du contrat
• Planifie, organise et conduit les visites d’inspection opérationnelles et/ou commerciales pour la partie CÉLÉBRATIONS
• Planifie, organise et gère l’organisation des événements :
  • Prise de contact avec le client
  • Suivi et montage opérationnel du dossier avec le client et les Opérationnels établissements
  • Qualification des besoins supplémentaires et axes d’upselling
  • Elaboration de propositions de prestations additionnelles
  • Relance, suivi et négociation
  • Elaboration et signature d’addendums et suivi des acomptes
  • Elaboration de notes de services dans l’outil Opéra
  • Suivi des rooming lists (avec clients et agences)
  • Planification, organisation et conduite de Pre-Con Meetings
  • Gestion des événements sur place (présence sur site)
  • Organisation de débriefing sur place, envoi et suivi du questionnaire Review Pro, remontée aux entités/personnes concernées pour réponse conjointe si nécessaire
• Suit la facturation :
  • Prestations additionnelles sur place : s’assure des signatures quotidiennes
  • Attrition, annulations tardives et négociations éventuelles
  • Commissions
  • Lien entre les établissements et les services Facturation / Comptabilité
  • S’assure de l’envoi et du paiement de la facture finale dans les délais fixés au contrat
  • Lien avec le Service Recouvrement au besoin
• Selon le volume d’activité, peut être amené(e) à prendre en charge toutes autres demandes Groupes liées à la Direction des Ventes

La fiche métier n’a aucune valeur contractuelle, les missions mentionnées sur cette fiche métier ne sont pas exhaustives et toutes autres missions ou activités supplémentaires pourront être confiées, en cas de nécessité du service.

Temps de travail : Horaires administratifs

Contraintes du métier : Grande disponibilité (présence en soirée, week-end et jours fériés lors d’événements), flexibilité, stress

Profil recherché

Diplôme/Formation : Bac + 4/5

Spécialité du diplôme : Hôtellerie / Evénementiel / Commercial / Techniques de Ventes

Expérience requise dans le domaine ou poste similaire : Expérience réussie de Chef de Projets Opérationnel Groupes, en mono ou multi-hôtels, en hôtellerie de luxe

Qualités requises : Maîtrise des Techniques de Ventes, aptitude à travailler efficacement sous pression, sens du client, excellente présentation, culture du résultat, organisation, hiérarchisation des priorités, rigueur, aptitude à trouver des solutions, bonne dose d’humour et goût du travail en d’équipe, excellente présentation

Langues étrangères : Anglais – Niveau Expert exigé / Italien – Niveau Courant exigé

Outils informatiques : Maîtrise du Pack Office

Logiciels spécifiques : Opéra Sales & Catering