Réceptionniste Bilingue/ Agent d'accueil (Receptionist)
Administratif

Description du poste

Nous recherchons un ou une réceptionniste fiable et enthousiaste pour rejoindre notre équipe. Le ou la candidat(e) retenu(e) sera méthodique, pragmatique et confiant(e). Il/Elle sera patient(e), enjoué(e) et extraverti(e). Il/Elle sera capable de travailler en équipe, tout en sachant travailler de manière indépendante. Il/Elle aura pour langue maternelle l'anglais, saura communiquer clairement avec les clients et le personnel. Il/Elle promouvra les valeurs de la The British School of Monaco dans les différentes fonctions qu’il/elle revêtira et sera ainsi polyvalent(e) puisqu’il/elle devra interagir avec différents pôles de l'établissement. Il/Elle maîtrisera parfaitement les outils informatiques basiques, maîtrise qui lui permettra  évidemment d’assimiler facilement les logiciels implémentés pour soutenir l’organisation au sein de l'établissement.

We are looking for a reliable and enthusiastic receptionist to join our team. The successful candidate will be methodical, pragmatic and confident. They will be patient, enthusiastic and outgoing. They will be able to work in a team, while also knowing how to work independently. They will native English speakers and be able to communicate clearly with the customers and the staff. They will promote the values ​​of The British School of Monaco in the different functions they will take on and will thus be versatile since they will have to interact with different areas of the establishment. They will have a perfect knowledge of basic computer tools, a skill which will allow them to easily assimilate the softwares that are used to support the organization within the establishment.

Profil recherché

Les responsabilités d’un/une réceptionniste à la The British School of Monaco incluent, mais ne sont pas limitées à :  

• Mettre en œuvre les politiques et directives convenues de la British School of Monaco.
• Faciliter la mise en œuvre des initiatives décidées par les directeurs et le personnel.
• Assister le directeur de l'école
• Organiser de manière pertinente, afin de répondre aux besoins de tous les élèves, la différenciation des tâches.
• Maintenir le bon ordre et la discipline parmi les élèves, conformément à la politique de comportement de The British School of Monaco.
• Participer aux réunions relatives à la gestion, au cursus, à l'administration ou à l'organisation de The British School of Monaco.
• Aider et participer au projet d'activités Modelex.
• Communiquer et coopérer avec des spécialistes d'organismes externes.
• Guider, organiser et diriger le personnel de soutien au sein du centre.
• Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs, les orienter, rédiger des messages et fixer des rendez-vous,
• Gestion quotidienne de la British School of Monaco
• Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et gérer les messages électroniques,
• Rédiger et mettre en page des documents, les suivre et les classer,
• Organiser des voyages d'affaires pour les membres de l'équipe ou le manager,
• Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins d'approvisionnement et définir les commandes à passer,
• Réception et gestion des plannings des professeurs selon les besoins des clients
• Mise en page des documents officiels (contrats, lettres officielles, etc.),
• Coordonner les communications entre l'équipe administrative et l'équipe pédagogique

AUTRES RESPONSABILITÉS

• Aider aux initiatives marketing du centre et contribuer à la croissance de la British School of Monaco.
• Tout le personnel est tenu de gérer leur développement personnel efficacement dans le cadre de l'engagement de la British School of Monaco à investir dans le personnel en tant que ressource clé de l'organisation.
• Chaque personne doit s'assurer qu'elle s'acquitte de ses responsabilités statutaires et des règles et réglementations internes concernant la santé et la sécurité, l'égalité des chances et toute autre législation pertinente.
• Promouvoir et adhérer à la vision et aux valeurs de l'entreprise.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Excellente maîtrise de l'anglais (langue maternelle) et du français (parlé et écrit) 
• Techniques de prise de notes
• Connaissance des règles d'affranchissement du courrier
• Modalités de réception
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, etc.)
• Maîtrise des logiciels (tableurs, traitement de texte, etc.) et des outils informatiques (word, excel, powerpoint, etc.)
• Excellentes compétences orales et écrites
• Utilisation des moyens de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique, etc.)
• Analyse et gestion des informations

QUALITÉS PERSONNELLES

• Capacité organisationnelle
• Polyvalence
• Proactivité
• Discrétion et sens de la confidentialité

P.-S.

L’école s’engage à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants. Les candidats doivent être prêts à se soumettre à un contrôle rigoureux de la protection de l’enfance, y compris des vérifications auprès d’anciens employeurs. Un casier judiciaire ou Disclosure and Barring Service Criminal record / International Child Protection Certificate ou une vérification des antécédents équivalente est requis.

KEY TASKS AND RESPONSIBILITIES

• Implement agreed The British School of Monaco policies and guidelines.
• Support initiatives decided by the Directors and staff.
• Assist the School Director
• Plan appropriately to meet the needs of all pupils, through differentiation of tasks.
• Maintain good order and discipline amongst pupils, in accordance with The British School of Monaco behaviour policy.
• Participate in meetings that relate to The British School of Monaco management, curriculum, administration or organisation. 
• Assist and take part in the project of Modelex activities. 
• Communicate and co-operate with specialists from outside agencies.
• Lead, organise and direct support staff within the centre.
• Greet visitors, customers and suppliers, direct them, write down messages and schedule appointments,
• Daily management of the British School of Monaco
• Sort, distribute, frank, register mail and manage of electronic messages,
• Write and format documents, track them and put them away,
• Organize business trips for team members or manager,
• Check the inventory status, assess supply needs and define the orders to be placed,
• Reception and management of teachers' schedules according to customer needs
• Layout official documents (contracts, official letters, etc.),
• Coordinate communications between the administrative team and the teaching team

OTHER RESPONSABILITIES

• To assist in whole centre marketing initiatives and contribute to the growth of The British School of Monaco.

• All staff are required to manage effective personal development as part of The British School of Monaco commitment to invest in staff as the key resource in the organisation.
• Each person must ensure that they meet their statutory responsibilities and internal rules and regulation regarding Health and Safety, Equal Opportunities and other relevant legislation.
• To promote and adhere to the Company Vision and Values.

TECHNICAL SKILLS

• Excellent proficiency in English and French (spoken and written)
• Note-taking techniques
• Mail franking rules
• Reception arrangements
• Use of collaborative tools (shared planning, web conference, corporate social network, etc.)
• Proficiency in software (spreadsheets, word processing, etc.) and computer tools (word, excel, powerpoint, etc.)
• Excellent oral and writing skills
• Use of communication methods (telephone, fax, messaging, electronic agenda, etc.)
• Analysis and management of information

PERSONNAL QUALITIES

• Organisational capacity
• Versatility
• Proactivity
• Discretion and sense of confidentiality

P.S.

The school is committed to protecting and promoting the well-being of children. Applicants must be prepared to undergo rigorous child protection screening, including checks with previous employers. A criminal record or Disclosure and Barring Service Criminal record / International Child Protection Certificate or equivalent background check is required.

À propos de la société

The British School of Monaco offre aux familles de Monaco une école suivant un programme britannique avec une communauté stimulante et un environnement d'apprentissage innovant, permettant aux étudiants de se surpasser et de donner le meilleur d'eux-même.

La vision de la The British School of Monaco est de créer un environnement éducatif exceptionnel dans lequel les étudiants sont encouragés à devenir des individus authentiques et des apprenants réfléchis, résilients et adaptatifs. Nos enseignants se consacrent à la poursuite de l'excellence, à un enseignement novateur et à aider les élèves à atteindre leur plein potentiel.

The British School of Monaco is providing Monaco families with a British curriculum school that offers a nurturing community and an innovative learning environment, enabling students to evolve into their best authentic selves.

The British School of Monaco’s vision is to create an exceptional educational environment in which students are nurtured to become authentic individuals and reflective, resilient, and adaptive learners. Our teachers are dedicated to the pursuit of excellence, innovative teaching, and helping students reach their full potential.